5月は管理組合の総会シーズンだ。
マンションのデベロッパーは、会計年度内に売り上げを計上したいので、新築マンションの販売は会計年度末の3月に集中する。その結果、管理組合の会計年度も4月から翌年3月末までとするものが多い。
管理組合定時総会は、会計年度終了後2ケ月以内に開催することになっているので、5月に集中するのだ。
法令上、総会の議事は事前に組合員に通知した事項にかぎられており、通常は2週間前までに組合員に書面で通知しなければせらない。
一般的に年度会計がまとまるには1ケ月かかるので、ゴールデンウイークを挟んだこの時期は管理組合の役員や管理会社のフロントは忙しい。
特に何軒ものマンションを担当する管理会社のフロントは、それらのマンションすべての事前準備で忙殺される。また、総会に合わせて管理委託契約の更新承認も行われるのが一般的なので、更新契約の重要事項説明書の作成にも忙殺される。特に昨今の最低賃金引き上げに基づき管理委託料金の引き上げを管理組合にお願いするとなると理事会などへの説明資料の作成作業も追加される。
昨年から、コロナの感染防止の為、管理組合総会も密防止のため、書面決議や委任状を主体として開催されるようになった。総会での質疑応答が少なくなった分、総会の開催時間は少なくなったが、その分事前説明資料の分量が増えた。通常の総会資料のほかに、質疑応答に代わる説明資料を文書にして配布する必要が生じたからである。
特に、管理規約の改正や修繕積立金の取り崩しなど、対面総会ならば論議が予想される議題の場合は特にである。
このように、周到な準備をしても、管理組合総会は法令上物理的に開催しなければならない。
書面決議だけでは有効な決議とはならない。なぜならば、法令上総会に代わる決議は可能だが、組合員全員の同意が必要だからだ。
あくまで、総会を開催して、決議ごとに委任状や書面投票ごとに決議しなければならないのだ。この点、誤解している者が多いので注意が必要だ。
HAJIME